CBC Croatia-Montenegro

Zajedniči tehnički sekretarijat (ZTS)

Operativne strukture su se dogovorile da osnuju Zajedniči tehnički sekretarijat (ZTS) da pomaže Zjedničkom odboru za praćenje (ZOP) i Operativnim strukturama (OS) u obavljanju svojih dužnosti. ZTS je stoga, administrativno tijelo programa koje se bavi njegovim svakodnevnim upravljanjem i služi kao prva tačka kontakta sa potencijalnim aplikantima. Takođe, potencijalni aplikanti se mogu obratiti ZTS-u s pitanjima o Programu, uz izuzetak kada je Poziv na dostavljanje prijedloga projekata otvoren.

Sjedište Zajedničkog tehničkog sekretarijata je u Kotoru, u Crnoj Gori, dok je njegovo predstavništvo (antena) smještena u Dubrovniku u Hrvatskoj. Uzimajući u obzir institucionalne kapacitete MRRSVG-a (hrvatska Operativna struktura) u smislu CBC upravljanja, Operativna struktura u Zagrebu će pomoći osoblju ZTS-a u sticanju specifičnih znanja i vještina neophodnih za uspješnu administraciju i sprovođenje Programa, ukoliko je takva pomoć potrebna. To će biti učinjeno povremeno, kroz obuke na poslu i slične aktivnosti u prostorijama MRRSVG-a u Zagrebu. Takođe, Ministarstvo evropskih integracija Crne Gore (MEI), Operativna struktura u Podgorici, će povremeno organizovati seminare i treninge za osoblje ZTS-a kako bi se osigurala što uspješnija implementacija programa.

ZTS se sastoji od predstavnika imenovanih od strane obje Operativne strukture.

Zajednički tehnički sekretarijat i njegova antena obavljaju svoje dužnosti u okviru Operativne strukture u Crnoj Gori, u saradnji sa Operativnom strukturom u Hrvatskoj.

Troškovi Zajedničkog tehničkog sekretarijata i njegove antene se kofinansiraju iz budžeta Tehničke podrške programa, pod uslovom da se oni odnose na zadatke prihvatljive za kofinansiranje prema EU pravilima.

Zajednički tehnički sekretarijat je oformljen putem dva odvojena ugovora o grantovima direktno dodijeljenim od strane od Ugovornih tjela (MRRŠVG i Agencija za regionalni razvoj (ARD) Republike Hrvatske, po akreditaciji, u Hrvatskoj i EU Delegacije u Crnoj Gori) odgovarajućim Operativnim strukturama.

Dio zaposlenih ZTS-a sa ugovorom u Hrvatskoj trebao bi biti smješten u prostorijama ZTS-a u Kotoru (Crna Gora) a dio u anteni u Dubrovniku (Hrvatska).

Svi crnogorski predstavnici su smješteni u prostorijama ZTS-a u Kotoru.

Zadaci Zajedničkog tehničkog sekretarijata:
ZTS će:

  • pružati podršku Operativnim strukturama u implementaciji programa;
  • obavljati dušnosti sekretarijata za Operativne strukture i Zajednički odbor za praćenje, uključujući i pripremu i slanje dokumentacije za sastanke i zapisnike sa sastanaka (na dva ili više jezika, ako je potrebno);
  • postavljati, redovno održavati i ažurirati sistem za praćenje (unos podataka na programskom i projektnom nivou, posjete na terenu);
  • pomagati Operativnim strukturama i ZOP-u u sastavljanju svih izvještaja o implementaciji Programa;
  • pripremati i kreirati sva dokumenata potrebna za sprovođenje projekta (opšte informacije na programskom nivou, opšte informacije na nivou projekta, smjernice, kriterijume, aplikacije za skupljanje projeknih ideja, aplikacioni paket - smjernice, kriterijume za odabir projekata, prihvatljivost, forme izvještavanja, ugovori);
  • djelovaće kao prva inastanca kontakta sa potencijalnim aplikantima;
  • voditi info-kampanje, obuke, pružati pomoć i ažurirati web Q&A (FAQ) u cilju podrške potencijalnim aplikantima u pripremi projektnih aplikacija;
  • organizovati selekciju i evaluaciju projektnih prijedloga i provjeravati da li su sve informacije potrebne za donošenje odluke o projektnom prijedlogu dostupne;
  • obezbjediti sekretara za Zajednički evaluacioni odbor i organizovati i administrati posao Odbora;
  • obezbjediti da sva neophodna relevantna dokumentacija za ugovaranje bude dostupna Ugovornim tjelima na vrijeme;
  • pomagati Ugovornim tjelima u procesu „čišćenja budžeta" prije potpisivanja ugovora;
  • podržavati krajnje korisnike u sprovođenju projekata, uključujući i savjetovanje o procedurama nabavki;
  • organizovati bilateralna dešavanja uključujući i forume za traženje partnera;
  • razvijati i održavati mrežu zainteresovanih strana (stakeholders-a);
  • kreirati i ažurirati bazu podataka potencijalnih aplikanata i učesnika na radionicama i drugim dešavanjima;
  • sprovoditi zajedničke informativne i promotivne aktivnosti pod vođstvom Operativnih struktura, uključujući i postavljanje i održavanje službenog programskog web-sajta;
  • planirati svoje aktivnosti u skladu sa planom rada koji svake godine usvaja ZOP.
Zadaci Antene ZTS-a:

Antena će:

  • obavljati poslove promovisanja programa i informisanja i pružanja opštih savjeta potencijalnim aplikantima
  • voditi info-kampanje, obuke, pružati pomoć i ažurirati web Q&A (FAQ) u cilju podrške potencijalnim aplikantima u pripremi projektnih aplikacija;
  • sarađivati tokom procesa evalucaije projektnih prijedloga
  • pružati pomoć projektnim partnerima tokom sprovođenja projekata
  • pružati podršku Operativnoj strukturi u Hrvatskoj u sprovođenju Progama
  • sakupljati podatke o napretku u sprovođenju projekata (progress reports) od funkcionalnih vodećih partnera lociranih u Hrvatskom prihvatljivom području.

Zajednički odbor za praćenje (ZOP)

Zemlje korisnici koje učestvuju u programu će postaviti Zajednički odbor za praćenje programa u roku od 3 mjeseca nakon stupanja na snagu prvog finansijskog sporazu vezanog za program.
Zajednički odbor za praćenje se sastoji od predstavnika dvije Operativne strukture, kao i nacionalnih, regionalnih i lokalnih nadležnih tijela i socio-ekonomskih partnerskih predstavnika obje zemlje učesnice, sa jednakim učešćem. Komisija će učestvovati u radu Zajedničkog odbora za praćenje u savjetničkom svojstvu.
ZOP izrađuje Poslovnik kako bi sprovodio svoju misiju u skladu sa IPA implementacionom uredbom. Usvoja ga svom prvom sastanku.
Zajednički odbor za praćenje se sastaje najmanje 2 puta godišnje, na inicijativu zemalja učesnica ili Komisije, i njime predsjedava predstavnik jedne od zemalja po principu rotacije.

Zajednički odbor za praćenje provjerava efektivnost i kvalitet implementacije prekograničnog programa, u skladu sa sljedećim odredbama (shodno Članu 142 IPA implementacione uredbe):
  • razmatra i odobrava kriterijume za odabir operacija koje će se finansirati za dati prekogranični program i odobrava bilo koju reviziju tih kriterijuma u skladu sa programskim potrebama
  • periodično provjerava napredak postignut u ostvarivanju specifičnih ciljeva prekograničnog programa na osnovu dokumenata koje dostavljaju Operativne strukture učestvujućih zemalja korisnica
  • provjerava rezultate sprovođenja, naročito postizanje ciljeva postavljenih za svaki prioritet, kao i evaluacije pomenute u Članu 57(4) i Članu 141 IPA implementacione uredbe
  • pregleda godišnje i finalne izvještaje o sprovođenju pomenute u Članu 144 IPA implementacione uredbe
  • prima informacije, po potrebi, o godišnjim izvještajima o revizorskim aktivnostima pomenutim u Članu 29 (2)(b) prvi pasus IPA implementacione uredbe, kao i o svim relevantnim komentarima Komisije nakon njenog ispitivanja tog izvještaja
  • nadležan je za odabir aktivnosti. ZOP može delegirati funkciju procjene projekatskih prijedloga Zajedničkom upravnom odboru koji je postavljen od strane ZOP-a
  • može predložiti svaku reviziju ili ispitivanje prekograničnog programa kojima je moguće postići ciljeve iz Člana 86(2) IPA implementacione uredbe ili poboljšati njegovo upravljanje, uključujući i finansijsko upravljanje
  • razmatra i odobrava bilo koji prijedlog za izmjenu i dopunu prekograničnog programa;
  • odobrava okvir za zadatke Zajedničkog tehničkog sekretarijata
  • usvaja plan za informisanje i promociju sastavljen uz pomoć Operativnih struktura.

Rječnik

glossary

PROJEKTI Trećeg poziva za dostavljanje prijedloga projekata

PROJEKTI Drugog poziva za dostavljanje prijedloga projekata

Ko je na mreži: 14 gostiju i nema prijavljenih članova